Inköpspriset är inte allt – Den direkta inköpskostnaden är inte alltid samma som inköpets totala kostnad över tid
Mer än priset
Mycket tid läggs ned på förhandlingar av det direkta inköpspriset. Ofta mynnar köp dock ut i betydligt fler och större utgifter än det initiala priset man betalar. Vi har därför valt att kategorisera olika typer av inköp, samt lista några funderingar som kan vara värdefulla att ha med sig inför kommande inköp.
Att värdera varor och tjänster korrekt
För en korrekt värdering av en tjänst eller vara bör fler faktorer än priset räknas in. Inför ett köp görs ofta noggrann research och jämförelse mellan olika alternativ, men det är inte ovanligt att priset ändå blir avgörande för vilken vara eller tjänst man väljer att köpa. Genom att fokusera för mycket på priset är det enkelt att missa viktiga faktorer som service, sparad tid, sparade pengar och förväntat värdeskapande. Viktigt att notera är alltid att ett lågt pris innebär att Leverantören behöver göra avsteg i någon del (frekvens, kvalité) eftersom kollektivavtalsenliga löner alltid måste betalas.
Inköpskostnader
Vid ett inköp tillkommer hantering av leverantörsfakturor, vilket alltid innefattas av tidskrävande administration som i sin tur betyder kostnader för bolaget. Flyter allt på som vanligt är genomsnittstiden per hanterad faktura inte överdrivet stor, men lägger man alla bolagets fakturor på hög och summerar den nedlagda tiden blir det oftast en avsevärd kostnad. Här finns mycket att göra! När det sedan blir problem med någon faktura drar det snabbt iväg med tid och kostnader.
Kategorisering av inköp
Det finns många typer av inköp, för enkelhetens skull har vi dock valt att lista fyra olika sorters inköp som kan och bör utvärderas olika. För att förtydliga dessa har vi också avgränsat mellan direkta och indirekta inköpskostnader:
- Direkta inköpskostnaden är det pris som står på prislappen och betalas vid köpet.
- Den indirekta inköpskostnaden är den kostnad som förknippas med administration av köpet i form av nedlagd tid. Indirekta inköpskostnader kan också bland annat förknippas till transport, installation, lagring, hantering, användning och alternativkostnad.
Administrativa kostnader förknippade till hanteringen av varje enskild faktura innefattar bland annat kontroll av att fakturan är inläst i leverantörsreskontran, kontering, attesthantering, betalning via bankgirot, återläsning från bankgirot och kvittering mot leverantörsreskontran. Dessa uppgifter gemensamt resulterar i en beräknad genomsnittlig kostnad mellan 500-700 kr/faktura.
Olika sorters inköp
- Inköp där kostnaden till störst del består av den direkta inköpskostnaden.
- Inköp där kostnaden till större del består av administration och indirekta inköpskostnader
- Inköp som rör den huvudsakliga verksamheten, t.ex. insatsvaror i produktionen.
- Inköp som inte direkt rör den huvudsakliga verksamheten, utan istället agerar stöd till verksamheten. inköpskostnader.
Det långsiktiga värdet av att vara en bra inköpare
Att vara en bra inköpare och bygga sina köp på noggrann utvärdering, snarare än priset, kan alltså löna sig. Här är det viktigt att värdera de delar av köpet som faktiskt kommer att kosta pengar.
Direkta inköpskostnader
Vid inköp av varor vars kostnad till största del består av den direkta inköpskostnaden, bör pris utvärderas och förhandlas kring. Om varan är redo att användas och inte förväntas kosta mycket i administrativ tid, bör fokus ligga på att betala så lite som möjligt för den och noggrant utvärdera vilken som är bäst prissatt av de alternativ som finns med på listan.
Indirekta inköpskostnader
Rör det sig istället om en vara där den indirekta inköpskostnaden förväntas vara större, bör fokus istället ligga på att utvärdera vilket av alternativen man tittar på som medför minst administrativ tid under och efter köpet. På så sätt håller man helhetskostnader nere, trots att det direkta priset i vissa lägen kan bli något högre.
Inköp som rör den huvudsakliga verksamheten
Inköp som den huvudsakliga verksamheten är svåra att outsourca. Här krävs spetskompetens och en kunnig och erfaren inköpsavdelning. Detta för att allt med köpen ska stämma överens. Det är svårt att lägga ut inköp av insatsprodukter till produktionen på en extern part – då det kan resultera i komplikationer som blir enormt kostsamma för bolaget och verksamheten. Kräver inköpen intern kompetens bör bolaget själva administrera köpen.
Inköp som inte rör den huvudsakliga verksamheten
Däremot berör en stor del av de totala inköp som ett bolag gör inte den huvudsakliga verksamheten, utan ämnar snarare stödja verksamheten och arbetet. Exempel på detta kan vara kringtjänster som rör arbetsplatsen och fastigheten. Dessa inköp kräver lika mycket administration som inköp vilka rör den huvudsakliga verksamheten, men kan outsourcas till experter inom området.
Priset blir alltså en fasad för varan eller tjänsten, den faktiska kostnaden gömmer sig bakom och kan uppgå till långt mer. Ett överdrivet fokus på priset kan därför ha en tendens att straffa sig när kvalitet sviktar och indirekta inköpskostnader hopar sig likt orosmoln ovanför verksamheten. Den som köper billig köper dyrt.
Lösningar genom Lexium Service Management
Lexium Service Management samordnar alla de tjänster som inte rör den huvudsakliga verksamheten, vi levererar helhetslösningar till fastigheten och arbetsplatsen. Ser man till matrisen ovan
I ett läge där man tydligare väger in tid och administration vid inköpen, blir det också slagkraftigt att välja bort flertalet enskilda leverantörer av tjänster, för att istället sy ihop dessa hos en partner. Varje enskild leverantör måste utvärderas, godkännas och förhandlas med på löpande basis. Väljer företag istället att lägga denna process på en erfaren och pålitlig partner, sparas mycket tid och pengar. En professionell inköpsaktör har systemstöd för att över tid kontrollera att varje leverantör uppfyller samtliga åtagande mot svenska staten, följer kollektivavtalsregler och arbetsmiljölagstiftning.
Genom att kategorisera inköpen kan bolag noggrant planera och utvärdera var tid på förhandling bör läggas ned, och vilken administration av inköp som kan outsourcas. Kontakta gärna oss för en genomgång av de tjänster och varor vi kan hjälpa er administrera inköpen av.
Minska kostnaderna för fakturahantering
Genom att samla alla fakturor för de tjänster som inte rör den huvudsakliga verksamheten hos en partner, effektiviseras och optimeras processen. På så sätt sparar ni tid och pengar genom minskad administration och nedlagd tid. Lexium Service Management levererar helhetslösningar för företag och fastigheter. Vi fakturerar med en så kallad samlingsfaktura, där samtliga tjänster som vi levererar hamnar på en faktura. Genom detta sparar ni tid och pengar som annars skulle lagts ned på administration av en uppsjö fakturor från flertalet olika leverantörer.
