Affärssupport för IFM-kunder Lexium Sverige
Här kan du som avtalskund följa alla dina ärenden.
( beställningar mm)
Felanmälan för fastigheter i Göteborg
Tillgänglig för avtalskunder i Göteborg.
Nås även via mail: felanmalan.gbg@lexium.se
Hur loggar jag in i portalen?
Du loggar in genom att trycka på bilden högst upp på denna sida eller klicka här.
Inloggningssida
Ärendelista
Ärenden
För att hitta dina pågående ärenden samt status för dessa så klickar du på ”boka ett ärende” och sedan på ”mina ärenden”.
Skapa ärende
Detta är sidan där man skapar, lägger upp ett nytt ärende. Den nås genom att klicka på “Nytt ärende” på sidan med ärendelistan.
Skapa ett nytt ärende
För att skapa ett nytt ärende klickar man på Boka ett Ärende på startsidan och väljer sedan i vänsterspalten vilken typ av ärende som ska skapas.
Fyll därefter i ämne samt vilken prioritet ärendet har – lägg även till ärendets plats och beskriv gärna ärendet ytterligare i kommentar.
Bifoga eventuella filer i relaterade dokument.
Klicka på skapa ärende.
Hur loggar jag in i portalen?
Du loggar in genom att trycka på bilden högst upp på denna sida eller klicka här.
Sidor i Portalen
Portalen innehåller totalt 5 olika sidor eller vyer där du kan se & skapa ärende samt hantera användare:
• Loginsida
• Ärendelista
• Lägg till ärende
• Visa ärende
• Användarlista
Inloggningssida
Inloggning
Man loggar in genom att ange Företag(förening/fastighet), användarnamn och lösenord. Sättet som företaget anges beror på vad som är förinställt för ert företag. Det kan vara föreningsnamn, förkortning eller kundnummer. Om man misslyckas att logga in fem gånger i rad blir kontot låst i 20 minuter. Ett låst konto går att låsa upp, kontakta oss för mer information.
Välja språk
Man kan välja språk genom att klicka på flagg-ikonen för det språket man vill använda i portalen. Obs. språkvalet påverkar även datumformatet.
Tillbaka-länk
Visas en länk med texten “Tillbaka”, om man klickar på den kommer man till sidan föregående sida.
Ärendelista
Detta är sidan man kommer till när man loggar in. Den listar ärenden med det senaste överst. Här kan man även söka ärenden och skapa ett nytt, samt gå in på redan existerande ärende. Om man har administrationsrättigheter i portalen kommer man även åt Användare-sidan.
Lista på ärenden
I listan på ärenden kan man se ärendenummer, ämne, beskrivning, när ärendet är skapat och av vem samt status på ärendet. Ytterligare kolumner kan läggas till i portalinställningarna i Ärendehanteringsmodulen, varvid en horisontell rullningslist kommer att dyka upp. För att gå in i ett ärende klickar man i ämneskolumnen för ärendet. Om man för pekaren över en rad i beskrivningen visas en beskrivning på upp till 500 tecken av ärendet. Om man går in på ärendet kan man se hela beskrivningen. Ärenden som har ny information eller som är skapade inifrån Portalen markeras med pil respektive öppet eller stängt kuvert.
Skapa ärende
Detta är sidan där man skapar, lägger upp ett nytt ärende. Den nås genom att klicka på “Nytt ärende” på sidan med ärendelistan.
Skapa ett nytt ärende
För att skapa ett nytt ärende fyller man i ett ämne, en beskrivning och väljer en kategori. Man väljer också om man vill ha en kopia av ärendet till den e-postadress som är angiven i fältet “E-Post“. Det går även att välja om man vill ha SMS när en ny kommentar läggs till, förutsatt att detta är tillåtet från systemet och att man anger ett telefonnummer. När man har fyllt i ärendet klickar man på “Skicka” för att då komma till en bekräftelsesida. Där kan man välja “Bekräfta” varpå ärendet sparas, eller “Avbryt” som tar användaren tillbaka till sidan för att fylla i uppgifterna.
Välja användare
När man skapar ett ärende och är inloggad med ett allmänt konto kan man välja sig själv i rullgardinsmenyn eller väljer “Ny användare” för att då fylla i förnamn, och efternamn samt kontaktuppgifter. Nästa gång finns namnet sparat och går att välja i rullgardinsmenyn.
Visa ärende
Detta är sidan för att visa ett ärende, ladda upp filer och lägga in samt se tidigare kommentarer. Man kan också skriva ut en PDF-rapport om ärendet. Förutsatt det aktiverats i portalinställningarna, kan även vissa ärendeuppgifter ändras av portalanvändaren.
Kommentarslistan
Kommentarer både som man själv lagt och som kommer från Portalen visas i listan. De som kommit från Portalen är markerade med ett öppet kuvert. För att se hela kommentaren klickar man på kommentarskolummen för respektive kommentar. För att inte visa kommentarstexten längre klickar man i den ruta med kommentarstexten som visas.
Lägga till kommentar
för att lägga till en kommentar klickar man på plus-ikonen och får då upp en ruta där man kan fylla i kommentaren, ange användare samt välja huruvida man skall få en kopia på kommentaren. När man är nöjd med sina val klickar man på “Skicka“. Om man inte vill lägga in en kommentar klickar man på “Avbryt“.
Välja användare vid ny kommentar
När man skapar en ny kommentar och är inloggad med ett allmänt konto kan man välja sig själv i rullgardinsmenyn eller välja “Ny användare” för att då fylla i förnamn och efternamn samt kontaktuppgifter. Nästa gång finns namnet sparat och går att välja i rullgardinsmenyn.
Filer
Du kan välja att ladda upp filer som är kopplade till ärendet. Detta gör du genom att ange en fil och klicka på “Ladda upp“. När en fil laddas upp eller tas bort, skapas en kommentar om vilken fil som laddades upp eller togs bort.
Skriva ut ärenderapport
Du kan skriva ut en ärenderapport i PDF-format. Detta gör du genom att klicka på PDF-ikonen i övre högra hörnet.
Ändra ärendeuppgifter
Om det aktiverats i portalinställningarna, kan vissa ärendeuppgifter ändras på denna sida. Möjliga fält att ändra är “Kategori” och “Prioritet“, och om något av dessa är tillgängligt, dyker också en “Spara-knapp” upp i nedre högra hörnet, under förutsättningen att ärendet inte nått statusen “Stängd“.
Användarlista
Detta är sidan för att hantera användare. Från den kan man nå ärendelistan. De Användare som listas är de kontakter som redan finns inne i Portalen samt de användare som man själv lagt in. Om bara en användare är tillåten så visas ingen lista och man kan bara ändra den användaren som är inne.
Lägg till eller ändra användare
För att lägga till en användare klickar man på plus-ikonen och får då upp “Ändra-läget” för en användare. Detta läge når man även genom att klicka på “Ändra” vid respektive användare i listan. När man är klar klickar man på “Spara” om man vill spara användaren eller ändringarna. Annars klickar man på “Avbryt“.
Förklaring av fält
Användarnamnet används vid inloggning och måste vara unikt bland användarnamnen:
Fält – Förklaring
Förnamn – Förnamnet på användaren.
Efternamn – Efternamnet på användaren.
Användarnamn – Användarnamnet/smeknament.
E-Post – Din E-Post adress varigenom användaren kan nås. Adressen används också när systemet vill skicka e-post.
Telefon – Det telefonnummer varigenom användaren kan nås.
Lössenord och Bekräfta lössenord – Lössenordet användaren använder vid inloggning. Detta måste bekräftas genom att skriva in samma lössenord i fältet “Bekräfta lössenord” lössenordet måste vara minst 6 tecken och innehålla minst en siffra och en stor bokstav.
Administratör – Detta avgör om användaren har administratörsrättigheter och kan komma åt listan på användare.
Gemensamt konto – Detta fält avgör om det är ett gemensamt konto. Om det är det kan flera personer logga in med det kontot och registrera ärenden under sitt eget namn trots att de inte är inloggad med en egen inloggning.
Aktiv – Detta fält avgör om användaren är aktiv. En Användare måste vara aktiv för att kunna logga in och skapa ärenden. Om en person slutar sin post och inte går att ta bort bör denne inaktiveras. Detta påverkar inte statusen inne i Portalen.
Skicka uppgifter – Om denna ruta är ikryssad skickas ett e-brev till användaren med inloggningsuppgifterna
