Från aktivitetsbaserade till produktivitetsbaserade kontor
Under ett antal år har många valt att gå över till aktivitetsbaserade kontor, detta i syfte att använda ytorna mer effektivt, begränsa kostnaderna och minska miljöpåverkan. Stora öppna kontorslandskap har också främjat kreativiteten, då spontana möten och samarbeten lättare tagit form.
Med Covid och restriktioner har denna pågående förändring sedan exploderat. Flexibilitet på arbetsplatsen är för många A och O vid val av arbetsgivare. Förmånen att jobba hemifrån eller flexibelt på kontoret, kunna ta de flesta möten digitalt, men medverka fysiskt lika enkelt när det passar, ses som stora fördelar.
Detta har medfört att företag tagit snabba kliv mot att uppfylla krav och önskemål på ökad flexibilitet. Stora förändringar av kontor och fastigheter har gjorts för att anpassa dem efter det moderna arbetslivet.
Dock upplever vi som helhetsleverantör att större ändringar bitvis gjorts oplanerat, utan bra eller pålitligt underlag.
Ett illustrerande exempel blir mängden tomma kontorsstolar, där felbedömningar gjorts som sedan kostar företagen dyrt. Men detta kan likaväl slå åt andra hållet, där företag planerar för ett mer flexibelt arbete än vad personalstyrkan var beredd på. Då kan det uppstå en brist på arbetsplatser, vilket i sig kan ge långtgående konsekvenser som missnöje och bristfällig produktivitet.
Att genomföra dessa förändringar planerat och strukturerat kommer betala sig länge och väl. Under tiden finns också mer temporära lösningar att ta vid som mobila mötesrum vilka enkelt monteras upp och ned, samt flyttas på kontoret vid behov. Detta istället för att sätta upp fasta väggar och bygga nya konferensrum som sedan inte används eller ändå blir för små.
Att nyttja sensorer med löpande analys av hur arbetsplatsen disponeras är ett enkelt knep för att få god statistik av användandet och fatta planerade beslut.
Övriga tekniska funktioner som sedan kan inkluderas är till exempel möjligheten att boka enskilda arbetsplatser och inte bara konferensrum. Genom att erbjuda personalen en digital karta av arbetsplatsen med information om vilka platser som är upptagna vilka tider, kan enskilda medarbetare såväl som större team planera sina veckor i förväg men också nyttja den uppskattade spontaniteten som flexibla arbetsplatser ämnar medföra.
Behovet av mötesrum har ökat lavinartat, antalet digitala möten skjuter i höjden men företag är sena och oplanerade i omställningen. Det ställer oftare till fler problem än vad bristen i sig gör. Dubbelbokade mötesrum, försenade eller inställda möten och teknik som strular när kunder väntar på andra sidan länken.
I mångt saknar specialiserade tjänsteleverantörer den strategiska överblick som behövs för att göra strukturerat justera kontoret från aktivitetsbaserat till produktivitetsbaserat. Integration av systematiserade lösningar för effektivisering av arbetsplatser kräver en helhetsleverantör med strategisk överblick för såväl tjänsteleveransen som arbetsflöden.
Kontakta gärna oss för en genomgång av Arbetsplatsservice, och möjligheterna för er att ta klivet till produktivitetsbaserat kontor.
