Varför skall du bemanna fastighetsreceptionen via outsourcing?
Att anställa en receptionist är svårt, tidskrävande och innefattar risk. Personkemin ska ”klicka” och det som står i CV:t samt sägs på intervjun ska stämma med verkligheten.
Den riktigt stora problematiken uppstår dock när receptionen står obemannad vid sjukdom eller oplanerad frånvaro, men även planerad frånvaro har sin utmaning. Genom outsourcing säkrar ni att receptionen alltid är bemannad av professionell och serviceinriktad personal.
Säkerhet & förberedelse
En av de viktigaste men ofta bortglömda uppgifterna som en receptionist har är att stå för en handlingsplan vid inträffandet av en olycka eller brand. Låt säga att någon behöver hjärt- och lungräddning, eller att det faktiskt börjar brinna i lokalerna. Då kan receptionisten, som har bäst överblick på de som är i lokalen, genom en utbildning som utrymningsledare även ha uppgiften att leda utrymningen. Receptionisten ska även säkerställa att alla som ska samlas på återsamlingsplatsen är där, för att kunna rapportera till räddningspersonal om någon finns kvar i byggnaden.
Det yttersta ansvaret för en säker utrymning vilar dock på arbetsgivaren och i förlängningen VD, vilket innebär att en förhastad vikarielösning kan stå sig dyrt om olyckan skulle vara framme. Genom att istället köpa in en helhetslösning med bemanning av receptionen så säkerställer ni att receptionen alltid är bemannad av kunnig och utbildad personal.
Kompetens
Att bygga upp kompetensen för att leverera ett riktigt bra bemötande ger ett väldigt stort värde för fastigheten. Kunden eller besökaren känner sig välkommen och noggrant omhändertagen. Men det är inget som sker över en natt, utan kräver kontinuerligt arbete och nedlagt tid.
Fastigheten kan behöva ett besökssystem så att man har kontroll på vilka som rör sig i fastigheten. Receptionisten behöver vara utbildad besökssystemet som används för att kunna hantera flertalet uppgifter parallellt när telefonen ringer och besökare strömmar ut och in, samt vara förberedd att hantera en krissituation. Att sköta utbildning och kompetensutveckling själv är tidskrävande och kostsamt.
Vem hanterar vikarietillsättning vid sjukfrånvaro?
När receptionisten väl sjukanmäler sig en morgon behövs plötslig och panikartad bemanning. Har ni inte sedan tidigare etablerat en bra vikarietjänst, med en eller flera upplärda vikarier, blir det en hektiskt och stressigt att få tag på en person som kan göra jobbet och vara på plats redan kl08:00.
Antingen tillfrågas någon internt eller så försöker ni få hjälp av en extern part. Oavsett blir det mycket tid och energi som läggs ned på att hitta en lämplig resurs. Med en upprättad bemanningslösning sköts helheten från hanterad sjukanmälan till tillsättning av vikarie.
Alternativkostnad när egen personal ska utbildas
Att vid korttidsfrånvaro i receptionen låta en annan medarbetare utföra arbetet blir sällan bra. Dels upplever personal som plötsligt tvingas fylla andras skor att deras egna arbetsuppgifter inte betyder särskilt mycket. Då blir deras egna arbetsuppgifter lidande och jobbet i receptionen inte lika professionellt utfört. Det är i reception kunden får sitt första intryck av Er som bolag.
Alltför ofta är ”interna vikarier” inte utbildade eller ämnade för rollen, bland annat eftersom de anställts för andra uppgifter. Oavsett behöver de utbildas i de system som används samt läras upp för att göra ett bra jobb. Detta tar både tid och kostar pengar i form av minskad produktivitet från deras huvudsakliga syssla, något som bör ställas mot en effektiv lösning genom outsourcing.
Vilken bild av bolaget ger det besökare om någon okunnig sitter i receptionen?
Ett första intryck kan både ge en väldigt bra och en väldigt dålig bild av ett företag. En person som naturligt uppmärksammar varje besökare, vänligt bemöter en vid besöket, frågar vem man ska träffa och ger en beskrivning av hur man hittar dit, gör att besöket genast känns starkt. Å andra sidan finns alltid risken för att bli bemött av någon som förefaller ha dålig koll på de frågor man kan tänkas ställa.
Det första intryck som befästs efter att ha välkomnats av receptionisten består, en besökare tar med sig den där första känslan och låter det färga resten av besöket och helhetsintrycket av bolaget.
Är det en potentiell kund eller affärspartner kan det första intrycket bestå av väldigt dyra sekunder, vilket ytterligare poängterar vikten av att bemanna receptionen med serviceinriktad och professionell personal. Det gör skillnad!
Arbetsbeskrivningen blir bättre och mer noggrant utförd om tjänsten ska outsourcas
Ytterligare en fördel med outsourcing är att arbetsbeskrivningen oftast blir mer utförlig och noggrant gjord om en extern part ska bemanna receptionen. En vanlig svaghet med att låta en intern medarbetare bemanna receptionen är att man redan byggt upp en stor tillit till personen, vilket gör att arbetsbeskrivningen inte blir lika utförligt gjord.
Att ta bemanningen av reception på fullaste allvar gynnar samtliga besökare, såväl personal som gäster, men också bolaget i sin helhet.
[/av_textblock] [/av_four_fifth][av_section min_height=” min_height_pc=’25’ min_height_px=’500px’ padding=’small’ shadow=’no-border-styling’ bottom_border=’no-border-styling’ bottom_border_diagonal_color=’#333333′ bottom_border_diagonal_direction=” bottom_border_style=” custom_margin=’0px’ custom_margin_sync=’true’ custom_arrow_bg=” id=” color=’main_color’ background=’bg_color’ custom_bg=” background_gradient_color1=” background_gradient_color2=” background_gradient_direction=’vertical’ src=” attachment=” attachment_size=” attach=’scroll’ position=’top left’ repeat=’no-repeat’ video=” video_ratio=’16:9′ overlay_opacity=’0.5′ overlay_color=” overlay_pattern=” overlay_custom_pattern=” av_element_hidden_in_editor=’0′ av_uid=’av-an93a0′ custom_class=”] [av_one_fourth first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ row_boxshadow=” row_boxshadow_color=” row_boxshadow_width=’10’ link=” linktarget=” link_hover=” title_attr=” alt_attr=” padding=’0px’ highlight=” highlight_size=” border=” border_color=” radius=’0px’ column_boxshadow=” column_boxshadow_color=” column_boxshadow_width=’10’ background=’bg_color’ background_color=” background_gradient_color1=” background_gradient_color2=” background_gradient_direction=’vertical’ src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=” av_uid=’av-9ogy48′] [/av_one_fourth][av_one_half min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ row_boxshadow=” row_boxshadow_color=” row_boxshadow_width=’10’ link=” linktarget=” link_hover=” title_attr=” alt_attr=” padding=’0px’ highlight=” highlight_size=” border=” border_color=” radius=’0px’ column_boxshadow=” column_boxshadow_color=” column_boxshadow_width=’10’ background=’bg_color’ background_color=” background_gradient_color1=” background_gradient_color2=” background_gradient_direction=’vertical’ src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_breaking=” mobile_display=” av_uid=’av-7pxanc’] [av_textblock size=” font_color=” color=” av-medium-font-size=” av-small-font-size=” av-mini-font-size=” av_uid=’av-69uanc’ custom_class=” admin_preview_bg=”]
