Smarta konferensrum – Välfungerande digitala möten med smarta konferensrum

Tidigare har videokonferens varit ett bra sätt för bolag att hålla möten vid global expansion. Tekniken har hela tiden förbättras och möjliggjort att möten med internationella kunder har kunnat ske digitalt. I spåren av pandemin har även lokala möten tagits digital, vilket gäller såväl företag som t.ex. vården.

Även om tekniken har gjort stora framsteg uppstår ofta problematik när större möten ska hållas digitalt. Då är det avgörande för bolag att ha ett smart konferensrum, rustat för digitala möten med flertalet deltagare. Ljud, ljus, bild och kamera måste fungera felfritt, allra helst när viktiga affärsmöten ska hållas.

Kamera med sensor

Ett smart konferensrum har en toppmodern kamerautrustning som filmar i 4K-kvalitet och som med värmesensor känner av vem av deltagarna som pratar. För att minska känslan av “ett konferensrum” och flera deltagare på distans, finns nu även teknik för att få med samtliga av deltagarnas ansikten i det digitala mötet – så att användare oavsett om de är på kontoret eller på distans – tar lika stor del av skärmens totala yta.

Demokratisering av möten

De digitala mötenas frammarsch har också resulterat i en mycket uppskattad demokratisering av möten, där hierarkin tidigare per automatik placerat chefer på kortändan. I det digitala mötet är vi alla lika, vilket underlättar för att deltagarnas röster ska väga lika tungt. Här blir ovan nämnd teknik med kamerautrustning för digitala möten avgörande för att större digitala möten ska kunna ske på ett bra sätt.

Det är också viktigt att mötesrummen är integrerade med ett bra bokningssystem så att hela flödet från överenskommen tid till påbörjat digitalt möte kan ske mellan samtliga deltagare, oavsett hur många som deltar eller var de befinner sig geografiskt. De smarta mötesrummen är fullständigt utrustade för att erbjuda just den tekniken.

Tillväxt med digitala möten

Någonting som blivit känt för många bolag under pandemin är hur verksamheten och framförallt försäljningsprocessen effektiviseras med digitala möten. Med videokonferenser hinner bolag med fler möten varje dag. Det är också en lägre tröskel för att få till ett introduktionsmöte när det sker digitalt, vilket gör att fler introduktionsmöten kan bana väg för nya affärer.

Minskat resande sparsamt för både kassa och miljö

Att fler möten sker digitalt gör också att affärsresandet minskar, vilket resulterat i både minskade kostnader samt minskad påverkan på miljön. Att använda de minskade kostnaderna till att investera i kraftfull it-utrustning för mötesrummet kan generera starka konkurrensfördelar framåt. Helhetsintrycket av ett företag förbättras avsevärt när mötet sker i fungerande teknik och deltagare befinner sig i väl inredda smarta konferensrum. Det blir uppenbart att bolaget investerat i sin förmåga att kommunicera digitalt, vilket sätter ett avtryck och visar på att framtida kommunikation i affärsrelationen kommer fungera bra.

Stora satsningar görs också på minskat resande i sin helhet, mycket för att spara på miljön. Företag har utvecklade policys för en minskad påverkan på miljön och kan genom att satsa på kraftfull digital utrustning till det smarta konferensrummet förverkliga dessa satsningar och minska påverkan på miljön.

Varumärkesbyggande – både internt och externt

Att visa upp sina kontorslokaler är en stor del av att presentera sig själv som bolag. Sker möten med kunder, leverantörer och investerare digitalt istället för fysiskt blir det svårare, men minst lika viktigt. Här är det en klar fördel att ha ett modernt och välutrustat smart konferensrum som erbjuder förstklassig teknologi och ger ett starkt intryck av er som bolag.

Även om kunder och besökare inte får promenera runt i era lokaler fysiskt, får de snabbt en bra bild av er som bolag baserat på hur mötesrummet ser ut. Faktorer som ljussättning, inredning, utrustning, kvalitet och renlighet lyser igenom – ofta bättre digitalt än fysiskt – och är därför väldigt viktigt att fokusera på.

När det kommer till interna möten blir detta minst lika viktigt. För att verksamheten ska fungera och utvecklas trots restriktioner, måste digitala möten där flertalet medlemmar kan delta fungera felfritt. Vi ser tydligt hur en mer flexibel arbetsmiljö växer fram, där hälften av personalstyrkan jobbar på distans. Detta ställer höga krav på en fungerande teknik och smarta digitala konferensrum, båda i hemmamiljö eller från distans men framförallt på kontoret.

Om Lexium Service Management

Lexium har en lång erfarenhet som helhetsleverantör till kontor och arbetsplatser. Som en del av vårt arbete ingår att vara i framkant vad gäller teknisk utveckling. Genom smarta digitala konferensrum stärker vi våra kunders varumärke och möjliggör effektivisering genom välfungerande digitala möten.