integrity-policy

​Denna integritetspolicy är utgiven av Lexium Group AB (org.nr. 559237-1446), moderbolag i Lexium-koncernen (”Lexium”) och omfattar vid var tid aktuella dotterbolag.​

​Per 2023-04-01 utgörs koncernen även av de helägda dotterbolagen Lexium Service Management AB (org. nr. 556631-8449) samt Lexium Fastighetsdrift AB (org. nr.556567-1012). ​

​Lexium har för avsikt att vara noggranna och transparenta med hur din information används och vill med den här policyn förtydliga detta. Som besökare och användare av Lexiums webbplats, intranät och/eller våra tjänster accepterar du de riktlinjer som beskrivs i dessa villkor och den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy. ​

​För att leva upp till de krav som ställs har vi inventerat:​

• för vilka kategorier av registrerade vi behandlar personuppgifter​
• Vad som gäller kring personlig mailadress för anställd inom Lexium​
• i vilka sammanhang vi behandlar personuppgifter och delat in dem i olika kategorier, beskrivit syfte och hur länge vi behandlar de olika informationskategorierna.​
• med vilka underleverantörer vi delar personuppgifter och vid behov upprättat personuppgiftsbiträdesavtal.​

Vilka omfattas av Lexiums policy om GDPR och integritet ?​

Vår policy innefattar anställda inom Lexium samt alla de som har kontakt med Lexium och vars personuppgifter hamnar i våra system.

Personuppgiftsansvar – Dina rättigheter

​Lexium är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. ​

Att vara personuppgiftsansvarig innebär att vi därför informerar dig om att vi samlar in dina personuppgifter, hur vi gör det och varför. Vi har rutiner så att du kan begära att få dina uppgifter ändrade, begära ut de uppgifter vi har om dig eller helt bli raderad från våra system. Vi delar inte dina uppgifter till tredje part utan att du själv har godkänt detta.​

​Enligt dataskyddsförordningen har du rättigheter rörande behandlingen av dina personuppgifter. Dessa rättigheter omfattar bl.a, enligt de förutsättningar som närmare anges i dataskyddsförordningen:​

​Rätt till åtkomst – rätt att informeras om och kunna begära tillgång till egna personuppgifter;​

Rätt till ändring – rätt att begära rättelse eller tillägg om egna personuppgifter är felaktiga eller om något saknas;​

Rätt till radering – rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter;​

Rätt till inskränkningar – rätt att begära att vi tillfälligt eller permanent slutar att behandla dina personuppgifter helt eller delvis;​

Rätt att neka – rätt att motsätta dig motsätta dig personuppgiftsbehandling, t.ex. att motsätta dig att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring; ​

Rätt till dataportabilitet – rätt att begära en kopia av dina personuppgifter i elektronisk form och en rätt att överföra sådana personuppgifter till tredje part.

Varför samlar vi in uppgifter?​

​Lexium samlar in och använder personuppgifter för att uppfylla, förbättra och anpassa våra åtaganden, tjänster och produkter, för att säkerställa att kunderna är nöjda med de tjänster och produkter vi levererar samt för att samla in statistik om och utveckla vår webbplats, webbutik, driftsystem, affärssystem samt vårt intranät.

Vi använder också informationen i vår dagliga kommunikation och i marknadsföringssyfte för att informera personer om produkter och tjänster från oss samt delge guider, information och nyheter som vi, baserat på vad vi vet om personen, bedömer kan ha ett intresse / behov av i vår affärsrelation.​

Genom att följa upp våra digitalt publicerade inlägg eller e-postutskick kan vi t.ex. se om något ämne är särskilt intressant för mottagaren/-na.​

Med stöd av denna information kan vi fördjupa oss inom det ämnet i nya inlägg och/eller anpassa våra tjänster/produkter därefter.

Vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi?​

​Beroende på i vilka situationer du kommer i kontakt med Lexium så kan dina personuppgifter vara inom någon av nedanstående kategorier;​

• Kontaktuppgifter såsom namn, befattning,e-postadress och telefonnummer.​
• Användarinformation om hur du använder vår hemsida och våra tjänster. Sådan information kan inkludera IP-nummer, typ av enhet och webbläsare samt information om hur du interagerar på vår site,​
• vilka sidor du besöker, vilka knappar du trycker på osv.​
• Registrering av utförda arbeten med positioner och tidpunkter. ​
• Åsikter om vår leverans och våra tjänster​
• Annan information som vi mottar från dig igenom din kontakt med oss​

Observera att personlig information som möjliggör identifiering av dig, eller annan känslig information som du förser oss med via vår website, intranät, andra öppna forum eller andra öppna kommunikationskanaler såsom direktmeddelanden i sociala medier, kan komma att läsas av andra personer utanför vår kontroll.​

​Exempelvis om du skriver en kommentar i våra sociala medier och/eller blogg och lämnar ut uppgifter så att fler kan ta del av dem. ​

Vidare kan personlig information komma att delas till leverantörer i samband med leverans av tjänster och samlas in av andra, men det är då alltid kopplat till din arbetsroll och arbetsverktyg du har via Lexium.

De vanligaste sätten för oss att registrera personuppgifter är:​​

• som prospect (potentiell kund) registreras kontakter, dialog, möten, offerter i vårt CMR-system,​
• i samband med att företaget där du arbetar tecknar ett avtal med oss, vi har protokollförda möten kring leverans, uppföljning eller utveckling av avtalet,​
• när du söker ett jobb hos oss eller hyrs in via en leverantör​
• som leverantör eller anställd av en leverantör, då dina arbetstider och positioner kan registreras och sparas

Cookies​

​Via vår websida så samlar även in uppgifter via så kallade “cookies”. En cookie är en textfil som placeras på din hårddisk och som normalt används för att förbättra webbplatsen för användaren, till exempel för att på automatik kunna anpassa en webbplats efter besökarens önskemål och val. ​

Cookies gör bland annat att vår webbserver känner igen dig och automatiskt tar fram de uppgifter du registrerat tidigare så att du slipper ange dem igen, vilket sparar tid och ger en bättre funktionalitet samt en smidigare användarupplevelse för dig. ​

​Du kan läsa mer om cookies här: https://www.allaboutcookies.org​

​Du kan själv välja om du vill acceptera eller blockera cookies. De flesta webbläsare tar emot cookies automatiskt, men du kan ändra webbläsarens inställningar så att den nekar cookies. Observera att om du väljer att blockera cookies så kan detta i vissa fall försämra funktionaliteten och upplevelsen av webbplatsen / webbapplikationen.​

​Se vidare vår cookie policy som närmare beskriver vilka cookies vi använder oss av.

Intresseavvägning​

Du kan finnas med i vårt CRM baserat på din yrkesroll och/eller den arbetsgivare du representerar. Vi har bedömt att det finns ett ömsesidigt intresse/behov för oss att erbjuda just dig våra produkter och tjänster och att det motiverar att vi samlar in och sparar dina uppgifter. Baserat på denna intresseavvägning enligt dataskyddsförordningens art. 6.1 f), har dina kontaktuppgifter inhämtats från publikt tillgängliga platser (exempelvis ditt företags hemsida) och/eller kan ha köpts in av företag som säljer dylika uppgifter. Vi använder uppgifterna för att ta kontakt med dig i din yrkesroll och du kan enkelt avregistrera dig från utskick, välja vilken typ av information du vill få eller helt enkelt be oss att ta bort dig helt från våra databaser. ​

Vi ser inget värde i att du får information du inte vill ha. ​

​Avtal​

När vi ingår avtal med dig (t.ex. som kund, leverantör eller samarbetspartner) så baserar vi vår behandling av personuppgifter på dataskyddsförordningens art. 6.1 b). ​

​Rättslig förpliktelse​

När vi behandlar personuppgifter utifrån vår skyldighet att uppfylla gällande regler, exempelvis bokföringslagen, baserar vi vår personuppgiftsbehandling på dataskyddsförordningens art 6.1 c).​

​Samtycke​

Till exempel måste alla våra kandidater till ett arbete registrera sig i vårt system för rekrytering. I samband med registreringen så måste du samtycka till hanteringen av dina personuppgifter (se dataskyddsförordningens art. 6.1 a).​

​Företagsmail på Lexium​

Eftersom man enligt personuppgiftslagen inte får bevara personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt bör en anställds e-postkonto stängas ned inom en rimlig tid från det att anställningen avslutats, vilket är 1 månad (alltid autosvar). Inför att anställd slutar ska relevant information i hens mailkorg i god tid överlämnas till kollega och den anställde själv tömma sitt konto på personlig information. Den anställdes skriftliga medgivande ska erhållas för detta.​

​Mer information och rutin om hur företagsmail hanteras finns på Lexiums intranät

Var och i vilka system använder vi dina personuppgifter?​

På Lexium har vi några olika system där vi hanterar personuppgifter för att uppfylla våra, avtal, lagliga krav och intresseavvägning, t.ex.​

• Affärssystem/CRM​

Här registrerar vi alla aktiviteter vi vidtar i vår affärsrelation, fel, olyckor m.m. De uppgifter som hanteras är namn, mail, telefonnummer, synpunkter m.m.​

• Rekryteringstjänst​

Som ovan samt CV, information som du själv samtycker till och registrerar, omdömen och utvärdering vid intervjuer m.m.​

• MS Office –E-post​

Här hanterar vi de uppgifter du delger oss via E-post.​

• Driftsystem​

Här registrerar vi de arbeten och det underhåll vi utför hos våra kunder, ibland innefattar det information på individnivå. ​

​
Hur länge sparar vi dina uppgifter?​

​Har du själv tagit kontakt med oss så lagrar vi dina kontaktuppgifter tills någon av oss vill avsluta kontakten. Om du vill avsluta kontakten kan du göra det genom att skicka ett mail till affarssupport@lexium.se eller klicka på länken i slutet på våra mailutskick. Vi lagrar din data så länge vi bedömer att det finns ett legitimt intresse/behov för detta. Vi går löpande igenom våra databaser i enlighet med dataskyddslagstiftningen och tar bort personuppgifter där sådant intresse/behov inte längre föreligger.​

​Data/informationssäkerhet​

Det är viktigt för oss att du kan vara trygg med att vi hanterar din information på ett tryggt och säkert sätt. Lexium har därför valt att, för att skapa hög säkerhet, ha en centralt låst datamiljö med centraldatalagring som det görs backup på dagligen. Vidare har personalen begränsad tillgång till den information vi sparar. Vi arbetar efter modellen ”need-to-know”. Det man verkligen behöver ha tillgång till är det man får tillgång till. Vi hanterar all information i enlighet med etablerade säkerhetsstandarder och rutiner för att kunna skydda informationen mot obehörig åtkomst, ändring, spridning och förstörelse.​

​Ändringar och tillägg till integritetspolicyn och klagomål​

Vi kommer löpande utveckla vår integritetspolicy samt ha den publicerad på vår webbplats och på vårt intranät. Vi rekommenderar därför att du regelbundet säkerställer att du är uppdaterad.​

​Frågor angående integritetspolicyn och klagomål​

Om du har frågor eller synpunkter gällande Lexiums integritetspolicy eller informationshantering, vill att vi delger dig vilka personuppgifter vi har om dig eller vill uppdatera eller radera dina uppgifter från vår databas, vänligen kontakta oss på mail till; affarssupport@lexium.se. Vid klagomål har du även rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se.