Bemanna receptionen – med utbildad och serviceinriktad personal

När du ska anställa en receptionist så kan det vara svårt, tidskrävande och innefatta stor risk. Det är receptionisten som ger ditt företag ett ansikte utåt. Därför är det helt centralt att du bemannar din reception med kompetens som kan bemöta dina klienter med ett första leende och service i toppklass.

Personkemin ska ”klicka” och det som står i CV:t samt det som sägs på intervjun ska stämma med verkligheten. Den stora problematiken kan uppstå när receptionen står obemannad vid sjukdom eller oplanerad frånvaro. Även planerad frånvaro har sin utmaning. Därför säkrar du genom outsourcing att er receptionen alltid är bemannad av professionell och serviceinriktad personal. Våra bemanningslösningar är flexibla och vi anpassar kompetensen efter era behov. Vi är experter på bemanning och vet vad som krävs för interimlösningar såväl som för långsiktig kompetens.

Säkerhet & förberedelse avgörande för det första intrycket

En av de viktigaste men ofta bortglömda uppgifterna som en receptionist har är att stå för en handlingsplan vid inträffandet av en olycka eller brand. Låt säga att någon behöver hjärt- och lungräddning, eller att det faktiskt börjar brinna i lokalerna. Då kommer receptionisten, som har bäst överblick på de som vistas i lokalen, genom en utbildning som utrymningsledare även ha uppgiften att leda utrymningen. Det är då i huvudsak receptionisten som bör säkerställa att alla som ska samlas på samlingsplatsen är där. Därefter är det receptionistens uppgift att rapportera till räddningspersonal om någon finns kvar i byggnaden. En stor del av säkerhetsarbetet tillskrivs omfattande förebyggande förberedelse.

Det yttersta ansvaret för en säker utrymning vilar dock på arbetsgivaren och i förlängningen VD, varpå en förhastad vikarielösning kan stå sig dyrt om olyckan skulle vara framme. Genom att istället anlita en helhetslösning för bemanning av receptionen, så kommer du att säkerställa att receptionen alltid är bemannad av kunnig och utbildad personal.

Ovan nämnt är sådant som blir relevant först då olyckan inträffat, vilket innebär att det är alldeles för sent. Den viktigaste uppgiften blir att förebygga olyckan i sin helhet, men förberedelse krävs ändå för att kunna hantera värsta tänkbara scenarior. Då krävs att receptionist och servicepersonal är fullt utbildade inom utrymning med tydliga säkerhetsrutiner. Sådant är svårt att få på plats och säkerställa om ni själva ska ansvara för det, men genom att hyra in erfaren personal från en långsiktig leverantör garanteras ni fullständig utbildning enligt den kravbild som bedöms för er fastighet.

Kompetens inom serviceyrket

När du bygger upp kompetensen för att leverera ett riktigt bra bemötande ger omedelbart ett stort värde till bolaget. Kunden eller besökaren känner sig välkommen och noggrant omhändertagen. Men det är inget som sker över en natt, utan kräver kontinuerligt arbete och nedlagd tid. Det första intrycket räknas och det gäller såväl om kunder, nyanställda eller personal går igenom svängdörrarna. Det är viktigt att bemötas såväl vänligt som med ett stort kunnande. Vanliga frågor ska kunna besvaras likt ett rinnande vatten och hänvisningar till omgivningen ska ske per automatik. Det kräver lite mer förberedelse, men helhetsintrycket blir något helt annat. Många bolag väljer att nedprioritera bemanning av receptionen till något som bara måste göras, snarare än att lägga stort värde vid det. Här är vi på Lexium Service Management måna om att lyfta fram det enorma värdet ett starkt första intryck kommer göra för er verksamhet.

Receptionisten behöver vara utbildad i det besökssystem som används för fastigheten eller kontoret, kunna hantera flertalet uppgifter parallellt när telefonen ringer och besökare strömmar ut och in. Att sköta utbildning och kompetensutveckling själv är tidskrävande och kostsamt, därför tillhandahåller vi med de lösningar som just ditt företag behöver. Vi menar att en receptionist bör vara lugn och strukturerad men redo när oväntade situationer äger rum. Arbetsuppgifter som att hjälpa till med beställning av mat inför större möten och planering eller bokning av mötesrum, är något som avsevärt underlättar övriga medarbetares vardag. Ett stort stöd men något som inte kommer gratis eller utan utbildning inom yrket.

Administrativt arbete för bemanning av reception

När receptionisten väl sjukanmäler sig en morgon så behövs plötslig och panikartad bemanning. Har ni inte sedan tidigare etablerat en bra vikarietjänst, med en eller flera upplärda vikarier, blir det en hektiskt och stressigt att få tag på en person som kan göra jobbet och vara på plats redan kl 08:00.

I första hand tillfrågas kanske någon internt eller så försöker ni få hjälp av en extern part. Oavsett blir det mycket tid och energi som läggs ned på att hitta en lämplig resurs. Med en upprättad bemanningslösning sköts helheten från hanterad sjukanmälan till tillsättning av vikarie. Vi skräddarsyr tjänsten efter det som passar er företagsstruktur. Er kravprofil är A och O för oss.

Alternativkostnad när egen personal ska utbildas inom service

Att vid korttidsfrånvaro i receptionen låta en annan medarbetare utföra arbetet blir sällan bra. Dels upplever personal som plötsligt tvingas fylla andras skor att deras egna arbetsuppgifter inte betyder särskilt mycket. Då blir deras egna arbetsuppgifter lidande och jobbet i receptionen inte lika professionellt utfört. Det är i reception kunden får sitt första intryck av er som bolag.

Alltför ofta är ”interna vikarier” inte utbildade eller ämnade för rollen, bland annat eftersom de anställts för andra uppgifter. Oavsett behöver de utbildas i de system som används samt läras upp för att göra ett bra jobb. Detta tar både tid och kostar pengar i form av minskad produktivitet från deras huvudsakliga syssla, något som bör ställas mot en effektiv lösning genom outsourcing.

Vilken bild av bolaget ger det besökare om någon okunnig sitter i receptionen?

Ett första intryck kan både ge en väldigt bra och en väldigt dålig bild av ett företag. En person som naturligt uppmärksammar varje besökare, vänligt bemöter en vid besöket, frågar vem man ska träffa och därefter ger en beskrivning av hur man hittar dit, gör att dina besökares upplevelse genast känns starkt.

Det första intryck som befästs efter att ha välkomnats av receptionisten består, en besökare tar med sig den där första känslan och låter det färga resten av besöket och helhetsintrycket av bolaget.

Är det en potentiell kund eller affärspartner kan det första intrycket bestå av väldigt dyra sekunder, vilket ytterligare poängterar vikten av att du bemannar receptionen med serviceinriktad och professionell personal. Det gör skillnad!

Arbetsbeskrivningen blir bättre och mer noggrant utförd om tjänsten ska outsourcas

Avslutningsvis så är en fördel med outsourcing att arbetsbeskrivningen oftast blir mer utförlig och noggrant gjord om en extern part bemannar receptionen. En vanlig svaghet med att låta en intern medarbetare bemanna receptionen är att man redan byggt upp en stor tillit till personen, vilket gör att arbetsbeskrivningen inte blir lika utförligt gjord.

Du bör ta bemanningen av reception på fullaste allvar eftersom det gynnar samtliga besökare, speciellt gäster men även personal, samt bolaget i sin helhet.

Om Lexium Service Management

Lexium har en lång och gedigen erfarenhet av att leverera alla de tjänster som tillhör kontoret och arbetsplatsen, men som inte direkt förknippas till den huvudsakliga verksamheten.

Vi har en etablerad bemanningstjänst som inkluderar prioritering vid sjukfrånvaro, heltidsbemanning av receptionen med tillgängliga vikarier som utbildas och kan tillsättas vid akuta behov. Vi ser till att det första intrycket en besökare får av ert bolag är precis så bra det ska vara.

Alla gäster ska få ett trevligt bemötande och den hjälp de efterfrågar!

Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er!