Leverantör & inköp

Om du är intresserad att bli ny leverantör till Lexium gäller följande;

Vi jobbar långsiktigt med de leverantörer vi tecknar avtal med och tar inte in nya leverantörer för att ”testa” eller ”prisjämföra” mot befintliga. Vi byter inte en fullt fungerade leverantör ”för att testa något nytt”, det är ett kostsamt sätt att agera på för alla parter.

Vi för kontinuerlig affärsdialoger med våra godkända leverantörer om alla delar och är aktiva kring innovationer och prisoptimering.

Behöver vi en ny leverantör inom ett tjänste-/produktssegment gör vi en upphandling i bred konkurrens.

Vår process för den som önskar bli leverantör börjar innan vi tar ett möte, genom att leverantör fyller i komplett ansökan med bilagor.

Lexium har ansvar för de leverantörer som vi samverkar med i våra leveranser och måste säkerställa en mängd parametrar.

Ansökan om att bli leverantör innefattar initialt att bifoga registreringsbevis, företagsförsäkring, blankett SKV 4820, kreditupplysning som innefattar ev. skatteanstånd samt ägarinformation om bolaget.

Om dessa krav uppfylls kommer Lexium i steg 2 göra kontroll i brottsregister (ägare, styrelse, företrädare) samt begäran komplettering hur leverantören uppfyller Lexiums Uppförandekod samt ESG-krav (hållbarhet).

Lexium vill skapa mervärden för kunder, medarbetare, leverantörer och aktieägare samtidigt som vi bidrar till en hållbar samhällsutveckling. För att uppnå detta arbetar vi aktivt med god affärsetik och socialt engagemang samt fokuserar på klimatfrågor. Vi strävar efter långsiktiga och förtroendefulla relationer. Uppförandekoden är vår kompass genom att beskriva våra värderingar och de krav/förväntningar vi ställer på medarbetare och affärspartners.

Genom att vi lever i enlighet med våra värderingar bygger vi ett förtroende hos medarbetare, kunder och affärspartners. Med ständiga förbättringar som ledstjärna tar vi ansvar som en av marknadsledarna inom Integrerad Facility Management i Norden.

Lexiums framgång bygger på våra starka värderingen. Grunden för uppförandekoden är Lexiums kärnvärden. De vägleder vår verksamhet. Lexium följer FN´s ”Global Compact” och vår uppförandekod bygger på dess tio (10) principer inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och bekämpning av korruption. Principerna i uppförandekoden baseras även på FN´s deklaration om mänskliga rättigheter och arbetsrättsliga villkor enligt ILO´s kärnkonventioner.

Lexiums uppförandekod är tillsammans med våra kärnvärden våra viktigaste dokument. De hjälper oss att fatta rätt beslut varje dag, beslut som påverkas oss alla och som gör både vår egen verksamhet och vår omvärld lite bättre varje dag. Det är så vi tar vårt ansvar.

Uppförandekoden gäller alla i Lexiumkoncernen, från den enskilde medarbetaren till ledning och styrelse. Lexiums uppförandekod (“Code of Conduct”) ålägger alla medarbetare att följa de lagar som reglerar verksamheten. Den omfattar också principer för hantering av konkurrensfrågor, intressekonflikter, miljö och arbetsmiljö, arbetsvillkor, konfidentiell information, gåvor och förmåner i Lexiums affärsrelationer samt förhållningssätt till kunder och leverantörer.

Uppförandekoden följs upp löpande som en naturlig del i verksamheten och i samband med anställning får varje medarbetare skriva under uppförandekoden som utgör en bilaga till varje anställningsavtal. En medarbetare som känner osäkerhet runt tillämpningen i det dagliga arbetet kan få vägledning av sin närmaste chef och/eller ansvarig för HSEQ.

Medarbetare i Lexium ska omgående slå larm vid misstanke om sådant som strider mot uppförandekoden eller lagstiftning. Lexium erbjuder flera möjligheter att rapportera misstanke om överträdelse, i första hand genom registrering i Lexiums ärendehanteringssystem som alla medarbetare har access till och där inlagd information inte kan raderas av enskild.

Om en medarbetare inom Lexiumkoncernen inte agerar i enlighet med uppförandekoden leder det till korrigerande åtgärder. Om en affärspartner upprepat eller allvarligt bryter mot uppförandekoden kommer affärssamarbetet att avvecklas och affärspartner svartlistas i Lexiums inköps/-leverantörssystem (innebär att inga inköp kan göras med affärspartnern).

Lexiums uppförandekod fastställs årligen av styrelsen i samband med konstituerande styrelsemöte efter bolagsstämman.

Affärsetik och affärsprinciper

• Vi följer lagar och förordningar
• Vi accepterar inte korruption
• Vi följer konkurrensrättsliga lagar
• Vi arbetar för att motverka ekonomisk brottslighet
• Vi respekterar våra affärsrelationer

Mänskliga rättigheter och affärsförhållanden

• Vi prioriterar en säker arbetsmiljö och god hälsa
• Vi verkar för jämställdhet och mångfald
• Vi accepterar inte kränkande särbehandling, trakasserier eller diskriminering
• Vi accepterar inte barnarbete, skuld- eller tvångsarbete
• Vi värnar rätten till föreningsfrihet (som respekterar demokratiska principer)
• Vi värnar om skäliga anställnings- och arbetsvillkor
• Vi värnar om våra medarbetare och affärskontakter

Miljö

• Vi värnar om klimat och miljö
• Vi arbetar kontinuerligt för att minska vår verksamhets klimatpåverkan
• Vi ställer krav på affärspartners

Lexium har det fulla ansvaret för alla tjänster vi utför, samt produkter vi säljer till våra kunder. Ansvaret inkluderar specialiserade och utvalda underleverantörer och samarbetspartners i vårt nätverk. Vi ställer höga krav på våra leverantörer inom Hälsa & Säkerhet, Kvalitet och Miljö, där Lexium tillhör de marknadsledande IFM-bolagen. För att säkerställa detta arbetar våra underleverantörer och samarbetspartners direkt i, eller är integrerade till, vårt IFM-system.

Lexiums var det första IFM-bolaget i Sverige som ISO certifierats inom såväl Hälsa & Säkerhet (45001), Kvalitet (9001) som Miljö (14001). Sista delen gjordes i mars 2019. Vårt nätverk av leverantörer arbetar inom ramen för våra ISO certifieringar samt delar våra höga miljömål med minimal total miljöpåverkan. Lexium stödjer aktivt nätverket av leverantörer att uppnå certifieringar inom ISO samt övergå till digitala lösningar.

Lexiums Uppförandekod för Leverantörer ingår i de Ramavtal som vi tecknar och återfinns för dem i vår Leverantörsportal.

Vi arbetar långsiktigt och kontinuerligt i våra leverantörssamarbeten för att båda parter ska ha intresse av att investera i utveckling och specifika kundlösningar. Detta leder till bättre lösningar och ökat värde för våra uppdragsgivare tillika kunder.

Vi digitaliserar mycket av de administrativa processerna, vilket b.la gör att såväl våra kunder som vårt nätverk av leverantörer är integrerade i vårt IFM-system. Det gör att vi alla i realtid får, har och agerar utifrån samma information, samtidigt.

Vi skickar kundfakturor och kundenkäter digitalt, kvalitetsuppföljning med kunder och leverantörer samt säkerhetskontroll av leverantörers personals arbete ute på kundsite görs digitalt – effektivt, med högt säkerhetsfokus och med minimal miljöpåverkan.

Lexium tar inte emot pappersfakturor från leverantörer, men hjälper dem till digitala lösningar för detta vilket därmed bidrar till en minskad miljöpåverkan även hos dem.

Lexium-bolag tar sedan 2020-01-01 av miljö- och säkerhetskäl inte emot leverantörsfakturor i pappersformat, vi emotser fakturor helst i pdf-format och i andra hand i edi-format.

Vi hjälper våra leverantörer till digitala lösningar vilket bidrar till en minskad miljöpåverkan även hos dem.

Vi ber dig vara uppmärksam gällande de krav vi har på märkning och information på leverantörsfaktura samt på de legala krav vi har på leverantörsfakturor i övrigt.

Inköps-/arbetsordernummer

Du ska alltid få en inköpsorder eller arbetsordernummer av din beställare hos Lexium. Inköpsorder eller arbetsordernummer ska ses som en beställning, du får inte påbörja arbetet innan du mottagit detta av Lexiums beställare.

Inköpsordernumret som står på inköps-/arbetsorder måste anges som märkning på leverantörsfaktura för att kunna matchas. Lexium implementerade 2020-01-01 en digital/automatiserad scanning/matchning/tolkning av leverantörsfakturor, vilket gör fakturamärkning helt avgörande för dess hantering.

Viktig information; leverantörsfakturor som har fel bolagsnamn, adress alternativt saknar eller har en felaktig fakturamärkning kommer vårt affärssystem automatiskt att skriftligen reklamera och bestrida, vilket innebär att den som ställt ut faktura måste göra om densamma. Då detta är en automatiserad IT-process kan vi inte ändra denna setup.